Datenschutzerklärung

1. Wer verarbeitet deine Daten?

Pith Media bietet den Pith Media website assistent an. Für die eigene Verwaltung von Konten, Kontakten, Sicherheit und Abonnements ist Pith Media Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts.

Name und Anschrift

Pith Media
Philipsstraat 5A, 3833 LC Leusden

KvK-Nummer

57713723

Datenschutzkontakt

info@pithmedia.nl

Bei personenbezogenen Daten in Website-Inhalten oder Aufträgen, die wir ausschließlich im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeiten, ist in der Regel dieser Kunde Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter. Hierfür sind gesonderte Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung erforderlich; diese Erklärung ersetzt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag.

2. Welche Daten erhalten wir?

• Konto und Kontakt: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort, E-Mail-Bestätigung, bevorzugte Sprache, Paketauswahl und Angaben bei einer Supportanfrage.
• Testphase: vorbereitete Testanmeldung, gewähltes anschließendes Abonnement, Zustimmungs- und Verifizierungszeitpunkte, geltende Dokumentversion, Start- und Enddatum, Mandatsreferenz und Kündigungsstatus. Diese Daten werden benötigt, um die Testphase und den vereinbarten automatischen Übergang zu verwalten und Vereinbarungen nachweisen zu können.
• Verwaltung: Rechnungsanschrift, Abonnementvereinbarungen, Beträge, Zahlungsstatus und Mollie-Referenzen. Bank- und Kartendaten gibst du bei Mollie ein; diese Anwendung speichert sie nicht.
• Verbindung: Website-Adresse, Verbindungsstatus sowie ausdrücklich freigegebene WhatsApp-Nummern, Bezeichnungen und Zeitpunkte der Freigaben. Eine Telefonnummer aus den Rechnungsdaten gewährt keinen Zugriff.
• Technik: IP-Adresse, Browser- und Sitzungsdaten, Zeitpunkte sowie erforderliche Fehler- und Sicherheitsinformationen. Die Daten stammen von dir, deinem Arbeitgeber oder Auftraggeber oder entstehen bei der Nutzung.

Nach Aktivierung der Inhaltsanbindung verarbeiten wir auch WhatsApp-Nachrichten, Fotos, ausgewählte Seiten- und Produktinformationen, Schreibstilpräferenzen, Vorschläge, Bestätigungen und Veröffentlichungsdaten. Diese Anbindung ist hier noch nicht aktiv. Verwende während der Entwicklung ausschließlich Testdaten.

Teile nur erforderliche Daten. Sende kein WordPress-Passwort, keinen Identitätsnachweis, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und keine unnötigen Angaben über andere Personen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto, Bestellung und Leistungserbringung: Erfüllung oder Vorbereitung des Vertrags, soweit du selbst Vertragspartei bist.
• Geschäftliche Ansprechpartner und Supportanfragen: unser berechtigtes Interesse, Kontakt zu halten, Aufträge zu bearbeiten und den Geschäftskunden zu betreuen, abgewogen gegen deine Datenschutzinteressen.
• Zahlung und Verwaltung: Erfüllung des Vertrags und unserer gesetzlichen steuerlichen Aufzeichnungspflichten, soweit die Daten dafür erforderlich sind.
• Zugriffskontrolle, Sicherheit und Streitigkeiten: unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu verhindern, den Dienst zu schützen und Vereinbarungen nachzuweisen. Daten und Zugriff bleiben auf das dafür Erforderliche beschränkt.
• Website-Inhalte im Auftrag von Kunden: Ausführung gemäß dem Auftrag und den Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Der Kunde muss über eine gültige Rechtsgrundlage für die personenbezogenen Daten verfügen, die er verarbeiten lässt.

Die Freigabe einer WhatsApp-Nummer ist eine Zugriffseinstellung und keine allgemeine Einwilligung nach der DSGVO. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung nach der DSGVO, kannst du diese widerrufen; eine zuvor rechtmäßige Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Notwendige Konto- und Rechnungsdaten sind erforderlich, um dein Konto oder deine Bestellung zu bearbeiten.

4. Empfänger und Verarbeitung außerhalb Europas

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Nur befugte Personen und erforderliche Dienstleister dürfen Daten erhalten. Für eine Verarbeitung in unserem Auftrag sind geeignete Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung erforderlich.

• Hosting und E-Mail dienen der Speicherung und dem Versand von Kontonachrichten. Die Anbieter und Standorte für den Produktivbetrieb müssen noch bestätigt werden. Lokale Konto-E-Mails werden derzeit im Anwendungsprotokoll erfasst.
• Mollie verarbeitet Zahlungen und kann für eigene gesetzliche Pflichten selbst Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts sein. Die konkrete Rollenverteilung und die Datenschutzinformationen werden vor der kostenpflichtigen Leistungserbringung bestätigt.
• Nach der Aktivierung verarbeiten WhatsApp/Meta und der Inhaltsdienst Nachrichten und Fotos für die Kommunikation. OpenAI erhält relevante Auftrags-, Gesprächs- und Website-Texte sowie Entwürfe, um Vorschläge zu erstellen. Jede Veröffentlichung erfordert eine Bestätigung des Kunden.
• Ein gesicherter Leseexport in das lokale CRM von Pith Media ist für Kunden-, Website-, Freigabe-, Abonnement- und Zahlungsstatusdaten vorbereitet. Passwörter, Sitzungen und geheime Schlüssel werden nicht exportiert. Der CRM-Import ist noch nicht angebunden.

Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Vor der Aktivierung müssen Länder, Vertragspartner und gültige Garantien für die Datenübermittlung festgelegt werden, beispielsweise ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit der erforderlichen Prüfung und zusätzlichen Maßnahmen. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder der Verzicht auf eine Speicherung bei KI-Anbietern wurde noch nicht überprüft und wird nicht zugesagt.

5. Cookies und KI

Diese Anwendung verwendet notwendige Sitzungs- und Sicherheitscookies für die Anmeldung und den Schutz von Formularen. Deine Sprachauswahl wird in der Sitzung und nach der Anmeldung auch in deinem Konto gespeichert. Die aktuelle Sitzung läuft nach 120 Minuten Inaktivität ab. Es wurden keine Analyse- oder Marketingtracker hinzugefügt.

KI bereitet Antworten und Inhaltsvorschläge vor. Das Modell legt keine Zugriffsrechte fest und darf nicht selbstständig veröffentlichen. Der Kunde prüft den aktuellen Vorschlag. Die Einstellungen der Anbieter und Beschränkungen der Aufbewahrung müssen vor der Verwendung mit echten personenbezogenen Daten überprüft werden.

Die KI-Funktion wird nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen über Personen mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen oder für ein entsprechendes Profiling verwendet. Technische Sicherheits-, Zugriffs- und Zahlungskontrollen können teilweise automatisch erfolgen.

Über unseren Datenschutzkontakt kannst du Informationen über die tatsächlichen Empfänger und geltenden Garantien für die Datenübermittlung anfordern und gegebenenfalls eine Kopie davon erhalten.

6. Aufbewahrungsfristen

Wir dürfen Daten nicht länger als erforderlich aufbewahren. Die steuerliche Basisbuchhaltung wird grundsätzlich sieben Jahre ab dem gesetzlich vorgesehenen Beginn aufbewahrt; besondere Regelungen können eine andere Frist erfordern. Dies gilt nicht automatisch für alle Konto- oder Nachrichtendaten. Erläuterungen der niederländischen Steuerbehörde.

Der bestehende Inhaltsdienst enthält eine teilweise Bereinigung nach 30 Tagen für Nachrichteninhalte und bestimmte inaktive Gesprächs- und Vorschlagsdaten. Laufende Aufgaben und Metadaten werden davon nicht vollständig erfasst. Aufzeichnungen zur KI-Nutzung werden nach dieser Routine nach 13 Monaten gelöscht. Die Ausführung im Produktivbetrieb wurde noch nicht überprüft.

Veröffentlichungen und Medien verbleiben in WordPress beim Kunden. Das Archivieren eines Plugin-Entwurfs löscht den Inhalt nicht. Endgültige, technisch umgesetzte Fristen für Konten, Kontaktdaten, Aktivitäten, Protokolle, CRM-Exportereignisse und Backups fehlen noch. Es wird daher nicht zugesagt, dass sämtliche Daten nach 30 Tagen oder unmittelbar nach der Kündigung gelöscht werden.

7. Sicherheit und Vorfälle

Die entwickelte Absicherung umfasst gehashte Passwörter, E-Mail-Verifizierung, Zugriffsbeschränkungen, ausdrückliche Freigaben von Telefonnummern und die Verschlüsselung bestimmter Inhaltsfelder im Inhaltsdienst. Für den Produktivbetrieb sind außerdem sicheres Hosting, HTTPS, Schlüsselverwaltung, Backups und eine Überprüfung der Umsetzung erforderlich. Vollständige Sicherheit oder Verfügbarkeit kann nicht garantiert werden.

Melde den Verdacht auf Missbrauch oder eine Datenschutzverletzung unverzüglich unserem Datenschutzkontakt. Vorfälle müssen untersucht und ihre Folgen begrenzt werden. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, werden die Aufsichtsbehörde, betroffene Personen oder der verantwortliche Kunde informiert. Diese Erklärung schließt keine gesetzliche Verantwortung nach der DSGVO und keine Schadensersatzansprüche aus.

8. Rechte und Beschwerden

Soweit die DSGVO dieses Recht gewährt, kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Datenübertragbarkeit verlangen. Du kannst der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen und eine erteilte Einwilligung widerrufen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte anderer können einem Antrag Grenzen setzen.

Sende deine Anfrage per E-Mail an unseren Datenschutzkontakt. Wir können erforderliche Informationen anfordern, um deine Identität sorgfältig zu überprüfen; sende nicht unaufgefordert eine vollständige Kopie deines Ausweises. Grundsätzlich erhältst du innerhalb eines Monats eine Antwort. Bei einer zulässigen Verlängerung um höchstens zwei Monate informieren wir dich innerhalb des ersten Monats über den Grund.

Verarbeiten wir Daten ausschließlich im Auftrag eines Geschäftskunden, beziehen wir diesen Kunden in die Bearbeitung ein. Du kannst jederzeit bei der Autoriteit Persoonsgegevens oder der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einreichen. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns ist keine Voraussetzung. Autoriteit Persoonsgegevens.