Déclaration de confidentialité

1. Qui traite vos données ?

Pith Media propose le Pith Media website assistent. Pour sa propre gestion des comptes, des contacts, de la sécurité et des abonnements, Pith Media est responsable du traitement.

Nom et adresse

Pith Media
Philipsstraat 5A, 3833 LC Leusden

Numéro KvK

57713723

Contact pour la protection des données

info@pithmedia.nl

Pour les données personnelles présentes dans le contenu du site ou dans les demandes que nous traitons exclusivement pour le compte d’un client professionnel, ce client est généralement responsable du traitement et nous sommes sous-traitant. Des accords de sous-traitance distincts sont nécessaires à cet effet ; cette déclaration ne remplace pas un accord de sous-traitance.

2. Quelles données recevons-nous ?

• Compte et contact : nom, nom de l’entreprise, adresse e-mail, mot de passe haché, confirmation de l’adresse e-mail, langue préférée, choix de formule et informations fournies lors d’une demande d’aide.
• Période d’essai : préparation de l’inscription à l’essai, abonnement choisi pour la suite, dates d’accord et de vérification, version applicable du document, dates de début et de fin, référence de l’autorisation de paiement et statut de résiliation. Ces données sont nécessaires pour gérer l’essai et le passage automatique convenu à l’abonnement, ainsi que pour pouvoir justifier les accords conclus.
• Gestion administrative : adresse de facturation, modalités de l’abonnement, montants, états des paiements et références Mollie. Vous saisissez vos coordonnées bancaires et de carte chez Mollie ; cette application ne les conserve pas.
• Connexion : adresse du site, état de la connexion, numéros WhatsApp expressément autorisés, libellés et horodatages des autorisations. Un numéro de téléphone de facturation ne donne aucun accès.
• Données techniques : adresse IP, données du navigateur et de session, horodatages et informations nécessaires sur les erreurs et la sécurité. Les données proviennent de vous, de votre employeur ou de votre donneur d’ordre, ou sont générées lors de l’utilisation.

Après activation de la connexion au service de contenu, nous traitons également les messages WhatsApp, les photos, certaines informations de pages et de produits, les préférences de style rédactionnel, les propositions, les confirmations et les données de publication. Cette connexion n’est pas encore active ici. Pendant le développement, utilisez uniquement des données de test.

Ne partagez que les données nécessaires. N’envoyez pas de mot de passe WordPress, de pièce d’identité, de catégories particulières de données personnelles ou de données inutiles concernant d’autres personnes.

3. Finalités et bases juridiques

• Compte, commande et prestation de services : exécution ou préparation du contrat, dans la mesure où vous en êtes vous-même partie.
• Contacts professionnels et demandes d’aide : notre intérêt légitime à maintenir le contact, à traiter les demandes et à servir le client professionnel, mis en balance avec vos intérêts en matière de protection des données.
• Paiement et gestion administrative : exécution du contrat et respect de notre obligation légale de tenue des documents fiscaux, dans la mesure où les données sont nécessaires à ces fins.
• Contrôle des accès, sécurité et litiges : notre intérêt légitime à prévenir les utilisations abusives, à protéger le service et à prouver les accords. Les données et les accès restent limités à ce qui est nécessaire à ces fins.
• Contenu des sites pour le compte des clients : exécution conformément aux instructions et aux accords de sous-traitance. Le client doit disposer d’une base juridique valable pour les données personnelles qu’il fait traiter.

Autoriser un numéro WhatsApp est un paramètre d’accès, et non un consentement général au sens du RGPD. Lorsqu’un traitement repose effectivement sur le consentement au sens du RGPD, vous pouvez le retirer ; les traitements antérieurs licites le restent. Les données de compte et de facturation nécessaires sont requises pour gérer votre compte ou votre commande.

4. Destinataires et traitement hors d’Europe

Nous ne vendons pas de données personnelles. Seules les personnes habilitées et les prestataires nécessaires peuvent recevoir des données. Des accords de sous-traitance appropriés sont nécessaires pour les traitements effectués pour notre compte.

• Les services d’hébergement et d’e-mail assurent le stockage et l’envoi des messages liés au compte. Les prestataires et les lieux de traitement en production doivent encore être confirmés. Les e-mails de compte locaux sont actuellement enregistrés dans le journal de l’application.
• Mollie traite les paiements et peut être elle-même responsable du traitement pour ses propres obligations légales. La répartition précise des rôles et les informations relatives à la protection des données seront confirmées avant toute prestation payante.
• Après activation, WhatsApp/Meta et le service de contenu traitent les messages et les photos à des fins de communication. OpenAI reçoit les textes pertinents des demandes, des conversations et du site, ainsi que les brouillons, afin de préparer des propositions. Toute publication exige la confirmation du client.
• Un export sécurisé en lecture seule vers le CRM local de Pith Media est préparé pour les données des clients, des sites, des autorisations, des abonnements et des états de paiement. Les mots de passe, les sessions et les clés secrètes ne sont pas exportés. L’import dans le CRM n’est pas encore connecté.

Les fournisseurs peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Avant l’activation, les pays, les cocontractants et les garanties valables pour les transferts doivent être déterminés, par exemple une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types accompagnées de l’évaluation requise et de mesures supplémentaires. Un traitement exclusivement en Europe ou l’absence de stockage chez les fournisseurs d’IA n’a pas encore été vérifié et n’est pas promis.

5. Cookies et IA

Cette application utilise les cookies de session et de sécurité nécessaires à la connexion et à la protection des formulaires. Votre choix de langue est mémorisé dans la session et, lorsque vous êtes connecté, également dans votre compte. La session actuelle expire après 120 minutes d’inactivité. Aucun traceur d’analyse ou de marketing n’a été ajouté.

L’IA prépare les réponses et les propositions de contenu. Le modèle ne détermine pas les droits d’accès et ne peut pas publier de manière autonome. Le client vérifie la proposition en cours. Les paramètres des prestataires et les limites de conservation doivent être vérifiés avant toute utilisation avec de véritables données personnelles.

La fonction d’IA n’est pas utilisée pour des décisions concernant des personnes fondées exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques ou des effets d’importance comparable, ni pour un tel profilage. Les contrôles techniques de sécurité, d’accès et de paiement peuvent être partiellement automatisés.

Vous pouvez demander à notre contact pour la protection des données des informations sur les destinataires effectifs et les garanties de transfert applicables et, le cas échéant, en recevoir une copie.

6. Durées de conservation

Nous ne pouvons pas conserver les données plus longtemps que nécessaire. Les documents fiscaux de base sont en principe conservés pendant sept ans à compter du point de départ prévu par la loi ; des régimes particuliers peuvent imposer une autre durée. Cette règle ne s’applique pas automatiquement à toutes les données de compte ou de message. Explications de l’administration fiscale néerlandaise.

Le service de contenu existant prévoit une suppression partielle, après 30 jours, du contenu des messages et de certaines données de conversations et de propositions inactives. Les tâches en cours et les métadonnées ne sont pas entièrement couvertes. Selon cette procédure, les enregistrements d’utilisation de l’IA sont supprimés après 13 mois. Son exécution en production n’a pas encore été vérifiée.

Les publications et les médias restent dans l’installation WordPress du client. Archiver un brouillon dans l’extension n’en supprime pas le contenu. Les durées définitives, appliquées techniquement, pour les comptes, les coordonnées, les activités, les journaux, les événements d’export CRM et les sauvegardes ne sont pas encore définies. Il n’est donc pas promis que toutes les données disparaissent après 30 jours ou immédiatement après la résiliation.

7. Sécurité et incidents

Les mesures de sécurité développées comprennent les mots de passe hachés, la vérification de l’adresse e-mail, la limitation des accès, l’autorisation explicite des numéros et le chiffrement de certains champs de contenu dans le service de contenu. La production nécessite également un hébergement sécurisé, HTTPS, la gestion des clés, des sauvegardes et une vérification de la mise en œuvre. Une sécurité ou une disponibilité totale ne peut être garantie.

Signalez immédiatement à notre contact pour la protection des données toute suspicion d’utilisation abusive ou de violation de données. Les incidents doivent faire l’objet d’une investigation et leurs effets doivent être limités. Lorsque la loi l’exige, l’autorité de contrôle, les personnes concernées ou le client responsable du traitement sont informés. Cette déclaration n’exclut aucune responsabilité légale au titre du RGPD ni aucun droit à réparation.

8. Droits et réclamations

Dans la mesure où le RGPD vous accorde ce droit, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et retirer tout consentement éventuel. Les obligations légales de conservation et les droits d’autres personnes peuvent limiter une demande.

Envoyez votre demande par e-mail à notre contact pour la protection des données. Nous pouvons demander les informations nécessaires pour vérifier soigneusement votre identité ; n’envoyez pas spontanément une copie intégrale de votre pièce d’identité. En principe, vous recevrez une réponse dans un délai d’un mois. En cas de prolongation autorisée de deux mois au maximum, nous vous en communiquerons le motif au cours du premier mois.

Si nous traitons les données exclusivement pour le compte d’un client professionnel, nous associons ce client au traitement de la demande. Vous pouvez toujours déposer une réclamation auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens ou de l’autorité de contrôle compétente. Il n’est pas nécessaire de nous contacter au préalable. Autoriteit Persoonsgegevens.