Privacyverklaring

1. Wie verwerkt je gegevens?

Pith Media biedt de Pith Media website assistent aan. Voor de eigen account-, contact-, beveiligings- en abonnementsadministratie is Pith Media verwerkingsverantwoordelijke.

Naam en adres

Pith Media
Philipsstraat 5A, 3833 LC Leusden

KvK-nummer

57713723

Privacycontact

info@pithmedia.nl

Voor persoonsgegevens in websitecontent of opdrachten die wij uitsluitend namens een zakelijke klant verwerken, is die klant doorgaans verantwoordelijke en zijn wij verwerker. Hiervoor zijn afzonderlijke verwerkersafspraken nodig; deze verklaring vervangt geen verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens ontvangen wij?

• Account en contact: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, gehasht wachtwoord, e-mailbevestiging, voorkeurstaal, pakketkeuze en informatie bij een hulpvraag.
• Proefperiode: voorbereide proefaanmelding, gekozen vervolgabonnement, akkoord- en verificatiemomenten, de geldende documentversie, begin- en einddatum, machtigingsreferentie en opzegstatus. Deze gegevens zijn nodig om de proefperiode en de overeengekomen automatische overgang te beheren en afspraken te kunnen aantonen.
• Administratie: factuuradres, abonnementsafspraken, bedragen, betaalstatussen en Mollie-referenties. Bank- en kaartgegevens vul je bij Mollie in; deze applicatie bewaart die niet.
• Aansluiting: websiteadres, aansluitstatus en uitdrukkelijk toegestane WhatsApp-nummers, labels en toestemmingsmomenten. Een factuurtelefoonnummer geeft geen toegang.
• Techniek: IP-adres, browser- en sessiegegevens, tijdstippen en noodzakelijke fout- en beveiligingsinformatie. Gegevens komen van jou, je werkgever of opdrachtgever, of ontstaan tijdens het gebruik.

Na activering van de contentkoppeling verwerken wij ook WhatsApp-berichten, foto’s, geselecteerde pagina- en productinformatie, schrijfstijlvoorkeuren, voorstellen, bevestigingen en publicatiegegevens. Die koppeling is hier nog niet actief. Gebruik tijdens ontwikkeling uitsluitend testgegevens.

Deel alleen noodzakelijke gegevens. Stuur geen WordPress-wachtwoord, identiteitsbewijs, bijzondere persoonsgegevens of onnodige gegevens over andere personen.

3. Doelen en grondslagen

• Account, bestelling en dienstverlening: uitvoering of voorbereiding van de overeenkomst, voor zover jij zelf contractspartij bent.
• Zakelijke contactpersonen en hulpvragen: ons gerechtvaardigde belang om contact te onderhouden, opdrachten af te handelen en de zakelijke klant te bedienen, afgewogen tegen jouw privacybelangen.
• Betaling en administratie: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke fiscale administratieplicht, voor zover de gegevens daarvoor noodzakelijk zijn.
• Toegangscontrole, beveiliging en geschillen: ons gerechtvaardigde belang om misbruik te voorkomen, de dienst te beschermen en afspraken te bewijzen. Gegevens en toegang blijven beperkt tot wat daarvoor nodig is.
• Websitecontent namens klanten: uitvoering volgens de opdracht en verwerkersafspraken. De klant moet een geldige grondslag hebben voor persoonsgegevens die hij laat verwerken.

Een WhatsApp-nummer toestaan is een toegangsinstelling, geen algemene AVG-toestemming. Berust een verwerking wel op AVG-toestemming, dan kun je die intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft rechtmatig. Noodzakelijke account- en factuurgegevens zijn vereist om je account of bestelling af te handelen.

4. Ontvangers en verwerking buiten Europa

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Alleen bevoegde personen en noodzakelijke dienstverleners mogen gegevens ontvangen. Voor verwerking namens ons zijn passende verwerkersafspraken nodig.

• Hosting en e-mail verzorgen opslag en accountberichten. De productiepartijen en locaties moeten nog worden bevestigd. Lokale accountmails worden nu in de applicatielog vastgelegd.
• Mollie verwerkt betalingen en kan voor eigen wettelijke verplichtingen zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. De concrete rolverdeling en privacyinformatie worden vóór betaalde dienstverlening bevestigd.
• Na activering verwerken WhatsApp/Meta en de contentdienst berichten en foto’s voor communicatie. OpenAI ontvangt relevante opdracht-, gespreks- en websitetekst en concepten om voorstellen te maken. Publicatie vereist steeds klantbevestiging.
• Een beveiligde leesexport naar het lokale CRM van Pith Media is voorbereid voor klant-, website-, toestemmings-, abonnements- en betaalstatusgegevens. Wachtwoorden, sessies en geheime sleutels worden niet geëxporteerd. De CRM-import is nog niet aangesloten.

Leveranciers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Vóór activering moeten landen, contractpartijen en geldige doorgiftewaarborgen worden vastgesteld, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met de vereiste beoordeling en aanvullende maatregelen. Uitsluitend Europese verwerking of geen opslag bij AI-aanbieders is nog niet geverifieerd en wordt niet toegezegd.

5. Cookies en AI

Deze applicatie gebruikt noodzakelijke sessie- en beveiligingscookies voor inloggen en formulierbeveiliging. Je taalkeuze wordt in de sessie en, ingelogd, ook in je account onthouden. De huidige sessie verloopt na 120 minuten inactiviteit. Er zijn geen analyse- of marketingtrackers toegevoegd.

AI bereidt antwoorden en contentvoorstellen voor. Het model bepaalt geen toegangsrechten en mag niet zelfstandig publiceren. De klant controleert het actuele voorstel. Providerinstellingen en bewaarbeperkingen moeten vóór gebruik met echte persoonsgegevens worden gecontroleerd.

De AI-functie wordt niet gebruikt voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over personen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen, of voor zulke profilering. Technische beveiligings-, toegangs- en betaalcontroles kunnen deels automatisch verlopen.

Via ons privacycontact kun je informatie opvragen over de daadwerkelijke ontvangers en toepasselijke doorgiftewaarborgen, en waar van toepassing een kopie daarvan ontvangen.

6. Bewaartermijnen

Wij mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Fiscale basisadministratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard vanaf het wettelijke startmoment; bijzondere regimes kunnen een andere termijn vereisen. Dit geldt niet automatisch voor alle account- of berichtgegevens. Uitleg van de Belastingdienst.

De bestaande contentdienst bevat gedeeltelijke opschoning na 30 dagen van berichtinhoud en bepaalde inactieve gespreks- en voorstelgegevens. Lopende taken en metadata vallen daar niet volledig onder. AI-gebruiksregistraties worden volgens die routine na 13 maanden verwijderd. De productie-uitvoering is nog niet gecontroleerd.

Publicaties en media blijven in WordPress bij de klant staan. Een pluginconcept archiveren wist niet de inhoud. Definitieve, technisch uitgevoerde termijnen voor accounts, contactgegevens, activiteiten, logs, CRM-exportevents en back-ups ontbreken nog. Er is dus geen toezegging dat alle gegevens na 30 dagen of direct na opzegging verdwijnen.

7. Beveiliging en incidenten

De ontwikkelde beveiliging omvat gehashte wachtwoorden, e-mailverificatie, toegangsbeperking, expliciete nummerautorisatie en versleuteling van bepaalde inhoudsvelden in de contentdienst. Voor productie zijn ook veilige hosting, HTTPS, sleutelbeheer, back-ups en controle van de uitvoering nodig. Volledige beveiliging of beschikbaarheid kan niet worden gegarandeerd.

Meld vermoedens van misbruik of een datalek direct bij ons privacycontact. Incidenten moeten worden onderzocht en beperkt. Waar wettelijk verplicht worden de toezichthouder, betrokken personen of de verantwoordelijke klant geïnformeerd. Deze verklaring sluit geen wettelijke AVG-verantwoordelijkheid of rechten op schadevergoeding uit.

8. Rechten en klachten

Voor zover de AVG dat recht geeft, kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van gegevens vragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en eventuele toestemming intrekken. Wettelijke bewaarplichten en rechten van anderen kunnen een verzoek beperken.

Mail je verzoek naar ons privacycontact. Wij kunnen noodzakelijke informatie vragen om je identiteit zorgvuldig te controleren; stuur niet ongevraagd een volledige identiteitskopie. In beginsel krijg je binnen één maand antwoord. Bij een toegestane verlenging van maximaal twee maanden informeren wij je binnen de eerste maand over de reden.

Verwerken wij uitsluitend namens een zakelijke klant, dan betrekken wij die klant bij de afhandeling. Je mag altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde toezichthouder. Eerst contact met ons opnemen is geen voorwaarde. Autoriteit Persoonsgegevens.